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7 Tipps für Inbox Zero - So beherrscht Du die E-Mail Flut

Mar 22, 2021

Kennst Du das auch? Viele Solopreneure und Selbstständige werden täglich von einer riesigen Masse an E-Mails erschlagen: Kundenanfragen, Abstimmungen, Rechnungen, Newsletter oder Deine Mutter, die nachfragt, warum Du sie schon wieder nicht angerufen hast. Schnell kommen da pro Tag mehrere hundert E-Mails zusammen.

Und während man verzweifelt versucht, zumindest die wichtigsten E-Mails abzuarbeiten, kommen schon wieder die nächsten rein. Der Berg wird immer größer, die Frustration nimmt zu und irgendwann resigniert man komplett.

Inbox Zero ist möglich - Wenn man weiß, worauf es ankommt

Doch das muss nicht sein, und in diesem Blogartikel erfährst Du die 7 besten Tipps, um dem E-Mail Horror zu entkommen und stattdessen jeden Tag mit dem beruhigenden Gefühl des Inbox Zero abzuschließen. Denn auch, wenn es aktuell noch etwas utopisch klingt: Inbox Zero (also den Tag mit einem komplett leeren Posteingang zu beenden) ist gar nicht so schwer, wie Du vielleicht denkst. Und zwar unabhängig davon, wie viele E-Mails Du am Tag erhältst, und egal ob Du Gmail, Outlook, Superhuman, Spark, Apple Mail oder jedes andere E-Mail Programm verwendest. 

Lass uns daher direkt einsteigen. Hier kommen sie also, die 7 Tipps, um der E-Mail Flut zu entkommen und jeden Arbeitstag mit Inbox Zero abzuschließen.

1. Feste Email Zeiten

Entweder Du kontrollierst Deine Emails oder Deine Emails kontrollieren Dich. Hab ich recht? Und bei den meisten Solopreneuren ist das letztere der Fall. Wann immer eine neue Benachrichtigung eingeht, starrt man wie gebannt auf den Laptopbildschirm, das Smartphone oder sogar die Apple Watch, lässt sich dadurch ablenken und verliert den kompletten Fokus. Um das zu verhindern, empfiehlt es sich, feste Zeiten zu definieren, um die eigenen Emails zu bearbeiten. Dies kann zweimal am Tag sein (bspw. Morgens um 09:00 Uhr und Abends um 20:00 Uhr), alle zwei Stunden oder jede Stunde um Viertel nach. Hauptsache, es passt in Deinen Tagesablauf. Auf diese Weise bist Du in der Lage, Deine E-Mails fokussiert abzuarbeiten und hast den Rest der Zeit für produktive Arbeit.

2. Notifications ausstellen

Dieser Tipp klingt so simpel, hat aber eine enorme Wirkung, denn er hilft Dir dabei, Dich nicht ablenken zu lassen und den Fokus auf produktive Arbeit richten zu können. Sobald Du die Notifications (für Deine E-Mails, idealerweise aber natürlich für sämtliche Apps) auf all Deinen Geräten abgestellt hast, läufst Du nie wieder Gefahr "mal schnell eben" die E-Mails zu checken. Auf diese Art und Weise wird es Dir wesentlich leichter fallen, Tipp Nummer 1 konsequent umzusetzen. 

3. Email Disziplin 

Einer der Hauptgründe, warum wir überhaupt nach Strategien für Inbox Zero nachdenken müssen ist der schludrige Umgang mit Informationen und Kommunikation. Gehe daher selber mit gutem Beispiel voran und frag Dich vor jeder E-Mail: 

"Muss diese E-Mail wirklich sein, oder könnte es auch ein Anruf, eine WhatsApp oder ein persönliches Gespräch tun?"

Und wenn Du eine E-Mail schreibst, dann komm schnell zum Punkt und fass Dich kurz. Ganz wichtig: Besonders in Konzernen ist es üblich geworden, dutzende Empfänger in Kopie zu setzen, nur um sich selber abzusichern. Das bedeutet mit einer E-Mail flutest Du nicht eines, sondern unzählige Postfächer, obwohl sie nur für ein bis zwei Menschen relevant gewesen wäre. Nimm deshalb nur Menschen ins CC, für die die Informationen relevant und wichtig sind.  

4. Ein gutes Filtersystem 

Ein gutes Filtersystem ist der Schlüssel für Inbox Zero. Auf diese Weise stellst Du sicher, dass nur die wirklich wichtigen Emails in Deiner Inbox landen, während Rechnungen, Newsletter oder Benachrichtigungen aller Art automatisch in spezielle Ordner verschoben werden. Die wichtigen und priorisierten Mails arbeitest Du dann in Deinen festen Zeiten ab, während Du den Rest ein oder zweimal in der Woche überfliegst und die Inhalte konsumierst, die Dich wirklich interessieren. Programme wie Gmail, Superhuman oder Spark haben solche Filter von Haus aus eingebaut, ansonsten empfiehlt sich der Einsatz der Software SaneBox.

5. Fokus auf Mehrwert

Darauf aufbauend: Melde Dich radikal von sämtlichen Newslettern, E-Mail-Listen und Abos ab, die sich im Laufe der letzten Jahre angesammelt haben (Ja auch von dem einen, wo Du Dir immer vornimmst, ihn irgendwann einmal zu lesen. Aber wir beide wissen, dass das sowieso nie geschehen wird, nicht wahr?). Behalten solltest Du nur diejenigen, die Dir wirklich Mehrwert bieten und die Du gerne liest. Glaub mir, dieses Aufräumen wirkt extrem befreiend.

6. Jede Email sofort bearbeiten 

Kommen wir zum vielleicht wichtigsten Tipp, nämlich jede E-Mail während Deiner in Tipp 1 definierten Zeitfenster SOFORT zu bearbeiten. Dies kann auf folgende Arten geschehen.

  • Du antwortest direkt.
  • Wenn die E-Mail ein To-Do nach sich zieht, dann erledigst Du die Aufgabe umgehend.
  • Du delegierst das To-Do oder die Beantwortung der E-Mail.
  • Du leitest die E-Mail inklusive To-Do an Deinen Task-Manager weiter.
  • Wenn Du aktuell nichts tun kannst (weil das To-Do in der Zukunft liegt, Du noch Informationen benötigst, oder andere Personen beteiligt sind), dann snooze die E-Mail und leg sie Dir auf die elektronische Wiedervorlage, so dass sie an einem bestimmten Termin wieder in Deinem Posteingang auftaucht.

Das Prinzip hinter all diesen Möglichkeiten sollte klar sein: Keine Email darf unbearbeitet in der Inbox liegen.

7. Immer nach DEINEM System arbeiten

Wenn Du mit diesen Tipps ein System aufgebaut hast (und zwar eines, das zu DEINEM Tagesablauf passt), dann arbeite damit und lass Dir keins von anderen Menschen aufzwingen. Das versuchen nämlich mehr Menschen, als Du vielleicht denkst. Möglicherweise kennst Du das ja auch: Ich bekomme so häufig Emails, in denen im Betreff dick und fett WICHTIG, DRINGEND oder UMGEHENDE ANTWORT ERFORDERLICH steht. Aber was wichtig, dringend und umgehend ist, das entscheidest Du und niemand anders. 

Mit diesen 7 Tipps wirst Du in der Lage sein, der Email Flut zu entkommen, und schon bald das Gefühl genießen zu können, jeden Arbeitstag mit Inbox Zero zu beenden. Und wenn Du Dich jetzt fragst, womit Du sofort anfangen kannst, dann frag Dich, wo die größten Schwachstellen in Deinem E-Mail System sind und wie kannst Du diese beheben kannst.

Welche zusätzlichen Tipps hast Du noch? Ich freue mich auf Deinen Kommentar 🤗